امروزه با نهادینه شدن فرهنگ اسناد دیجیتالی ، سازمان ها ونهاد های دولتی و غیر دولتی را بر آن داشته تا اسناد و مدارک خود را آرشیو نمایند. حجیم بودن اسناد چاپی ، صرف زمان زیاد پرسنل برای جستجو در اسناد، هزینه بالای فضای فیزیکی اسناد ، از جمله مشکلاتی است که نیاز به یک سیستم مدیریت اسناد (Management System Document Enterprise) را ضروری می نماید. یکی از اساسی ترین چالشهای بایگانی در سازمانها حفظ اسناد در هنگام استفاده از آنها در سازمان است. همچنین با بالا رفتن میزان مراجعه به اسناد در بایگانی، مدیر